Die Anzahl jener Unternehmen, die ihre Rechnungen elektronisch versenden, nimmt stetig zu. Als Empfänger einer solchen Rechnung sollten Sie aber Folgendes beachten:
Akzeptieren der Rechnung
Als Rechnungsempfänger müssen Sie dem Empfang der Rechnung zustimmen. Das bedarf keiner besonderen Form. Es ist ausreichend, wenn Sie die Rechnung weiter bearbeiten. Beachten Sie die AGB Ihres Lieferanten: Manche beinhalten bereits Regelungen bezüglich der Übersendung einer elektronischen Rechnung.
Überprüfung der Rechnung
Wie auch bei einer Rechnung in Papierform gelten die Regeln des Umsatzsteuergesetzes. Die Rechnung muss inhaltlich die vom Gesetz geforderten Bestandteile beinhalten. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen ist es zusätzlich erforderlich, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhaltes geprüft werden. Dafür ist es erforderlich, dass die Rechnung mit einer so genannten „fortgeschrittenen digitalen Signatur“ elektronisch unterschrieben wurde. Nur wenn diese Signatur gültig ist, sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt! Bei einer signierten PDF-Datei können Sie eine unsichtbare Signatur überprüfen, indem Sie auf den Reiter „Unterschriften“ klicken. Jetzt öffnet sich das Infofenster mit den Signaturdaten. Eine Rechnung in PDF-Form kann auch eine sichtbare Signatur aufweisen. Sie sehen dann auf der Rechnung ein Feld mit den Signaturinformationen (Unterschriften). Klicken Sie auf dieses Feld, dann erscheint ein Infofenster mit dem Gültigkeitsstatus der Signatur.
Aufbewahrungspflicht
Die Rechnung mit der Signatur ist sieben Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrung erfolgt auf elektronischem Weg, z.B. auf einer CD, DVD. Dem Finanzamt genügt als vorläufiger Nachweis meist die ausgedruckte Rechnung. Ein Ausdruck ersetzt jedoch nicht die Aufbewahrungspflicht der elektronischen Eingangsrechnung.
Stand: 13. Oktober 2010
