Mietvorschreibung durch Hausverwaltungen und umsatzsteuerliche Risiken
In der Praxis werden Mietentgelte häufig nicht unmittelbar von Vermieter:innen, sondern durch eine Hausverwaltung vorgeschrieben und eingehoben. Umsatzsteuerlich birgt diese Vorgehensweise jedoch Risiken. Fehler bei der Rechnungsausstellung können dazu führen, dass die Hausverwaltung selbst zur Steuerschuldnerin wird oder die Mieter:innen ihren Vorsteuerabzug verlieren.
Rechtliche Grundlage der Stellvertretung bei der Rechnungsausstellung
Nach § 11 UStG kann eine Rechnung auch von Dritten im Namen und auf Rechnung der leistenden Unternehmer:in ausgestellt werden. Für Hausverwaltungen bedeutet dies, dass sie Mietvorschreibungen oder Mietrechnungen mit umsatzsteuerlicher Wirkung für die Vermieter:innen ausstellen können. Voraussetzung ist allerdings, dass sie hierzu bevollmächtigt sind. Eine fehlende Bevollmächtigung kann zwar nachträglich genehmigt werden, dennoch sollte diese aus Beweisgründen klar dokumentiert sein.
Eindeutige Zurechnung der Vermietungsleistung an Vermieter:innen
Die bloße Ausstellung eines Dokuments durch die Hausverwaltung macht diese noch nicht zur bzw. zum Leistenden. Entscheidend ist vielmehr, dass aus der Rechnung eindeutig hervorgeht, dass die Vermietungsleistung der bzw. dem Vermietenden zuzurechnen ist.
Nach Verwaltungspraxis und Literatur müssen daher insbesondere zwei Voraussetzungen erfüllt sein:
- Die Hausverwaltung ist zur Rechnungsausstellung im fremden Namen bevollmächtigt.
- Aus der Rechnung ist klar ersichtlich, welche Leistungen der bzw.dem Vermietenden und welche gegebenenfalls der Hausverwaltung selbst zuzurechnen sind.
Steuerschuldtrennung zwischen Vermietungs- und Verwaltungsleistung
Werden diese Voraussetzungen eingehalten, schuldet die Umsatzsteuer auf die Vermietungsleistung nicht die Hausverwaltung, sondern die bzw. der Vermietende (die Umsatzsteuerschuld bleibt bei den Vermietenden). Die Hausverwaltung schuldet lediglich die Umsatzsteuer für ihre eigene Verwaltungsleistung. In der Praxis empfiehlt es sich daher, die bzw. den Vermietenden als leistende bzw. leistenden Unternehmer:in deutlich anzuführen und die Hausverwaltung ausdrücklich als Vertreter:in oder bevollmächtigte Rechnungsaussteller:in zu bezeichnen.
Gefahr der Steuerschuld kraft Rechnungslegung bei unklaren Sammeldokumenten
Probleme entstehen insbesondere dann, wenn die Hausverwaltung in der Rechnung nach außen als Leistungserbringer:in erscheint. Wird nicht ausreichend deutlich gemacht, dass die Mietleistung von der bzw. vom Eigentümer:in bzw. Vermieter:in erbracht wird, kann die Finanzverwaltung die Rechnung dahingehend interpretieren, dass die Hausverwaltung selbst abrechnet. Damit droht nicht nur ein Risiko hinsichtlich der Steuerschuld kraft Rechnungslegung, sondern auch eine Zuordnungsproblematik bei den abgerechneten Leistungen. Besonders heikel sind Sammeldokumente, in denen Mietentgelte und Verwaltungsentgelte gemeinsam ausgewiesen werden, ohne die jeweiligen Leistungserbringenden klar zu unterscheiden.
Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug von Mieter:innen bei Mängeln
Auch für die Mieter:innen hat die ordnungsgemäße Gestaltung der Rechnung erhebliche Bedeutung. Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass eine ordnungsgemäße Rechnung des tatsächlich leistenden Unternehmens vorliegt. Wird die Rechnung von einer bevollmächtigten Hausverwaltung im Namen der bzw. des Vermietenden ausgestellt und ist die Zurechnung der Leistung eindeutig, steht dem Vorsteuerabzug grundsätzlich nichts entgegen. Die bzw. der Rechnungsempfangende kann sowohl die Vorsteuer aus der Vermietungsleistung als auch jene aus allfälligen gesondert ausgewiesenen Leistungen der Hausverwaltung geltend machen. Ist hingegen unklar, wer die Leistung erbracht hat oder fehlen zwingend vorgegebene Rechnungsmerkmale wie z.B. Name und Anschrift der bzw. des Vermietenden, drohen Diskussionen über die Ordnungsmäßigkeit der Rechnung und damit über den Vorsteuerabzug.