Excel für Fahrtenbuch nicht geeignet

Ein mit Hilfe des Programms MS Excel geführtes Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nicht problemlos anerkannt, weil die Software die Möglichkeit eröffnet, bereits erfasste Daten im Nachhinein abzuändern. Dies berechtigt das Finanzamt aber nicht, privat veranlasste Fahrten höher einzuschätzen als angegeben.

Das Fahrtenbuch zählt zu jenen Aufzeichnungen, die vom Abgabepflichten zu führen sind. Sind nachträgliche Änderungen der zu einem früheren Zeitpunkt erfassten Daten nicht ausgeschlossen, müssen Eingriffe in den ursprünglichen Datenbestand auch noch nachträglich ersichtlich sein. Dies gilt besonders für Daten auf elektronischen Datenträgern. MS Excel erlaubt nachträgliche Streichungen oder Ergänzungen, die ursprünglichen Daten und Änderungen werden jedoch nicht gespeichert. Deshalb gelten diese Aufzeichnungen als unzureichend.

Reduktion des Sachbezugs für private Nutzung des Firmen-PKWs

Besteht für einen Arbeitnehmer die Möglichkeit, einen Firmenwagen auch für Privatfahrten zu verwenden, ist in der Steuererklärung ein Sachbezug anzusetzen. Dieser wird halbiert, wenn eine maximale Anzahl der privaten Kilometer von 500 monatlich bzw 6.000 jährlich nicht überschritten wird. Wird ein Fahrtenbuch in Excel erstellt, besteht rein theoretisch die Möglichkeit zur Bearbeitung von Datensätzen. Dies reicht jedoch nicht aus, die privaten Fahrten um 30 % höher zu veranschlagen als in den Unterlagen angegeben. Um nachzuweisen, dass die Strecke privater Fahrten monatlich (im Durchschnitt) nicht mehr als 500 km betrug, kommen auch andere Beweismittel in Betracht. Entscheidend sind die Umstände des Einzelfalls.

UFS Innsbruck 22. 6. 2007, RV/0676-I/06

EStG: § 15, SachbezugsVO: § 4 Abs 2