Elektronische Rechnung – Aufbewahrungspflichten

Bei elektronischen Rechnungen muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts (keine nachträglichen Änderungen) gewährleistet sein. Daher haben sowohl Rechnungsaussteller als auch Rechnungsempfänger die Pflicht, die entsprechenden Nachweise aufzubewahren. Unter bestimmten Umständen ist jedoch eine zentrale Archivierung der Rechnungsdaten nur beim Rechnungsaussteller zulässig!

Aufbau und Ablauf des Verfahrens, das bei der elektronisch übermittelten Rechung angewendet wird, müssen entsprechend dokumentiert werden. Dadurch ist gewährleistet, dass die Finanzbehörde die Vorgänge nachprüfen kann.

Eine zentrale Archivierung der Rechnungs- und Prüfberichtsdaten beim Rechnungsaussteller ist dann zulässig, wenn jederzeitige getrennte Zugriffe sowohl des Ausstellers als auch des Empfängers der Rechnung auf die unveränderten und unveränderbaren Daten gesichert und gewährleistet sind. Darüber hinaus muss der Server, auf dem sich die Daten befinden, im Inland sein.

Sollte der Zugriff durch den Rechnungsempfänger – auch aus Gründen, die nicht in seinem Verantwortungsbereich liegen – nicht möglich sein, so geht dies zu seinen Lasten.

Quellen

USt-Protokoll 2007, Erlass des BMF vom 15. 10. 2007, BMF-010219/0431-VI/4/2007

UStG: § 11 Abs 2 zweiter Unterabsatz, VO BGBl II 2003/583

UStR: Rz 1561, Rz 1570